Эта статья впервые была опубликована на Открытом Американском Форуме, на котором зачастую появляются интересные материалы о развитии и использовании социальных медиа технологий в малом бизнесе.
Нет никаких сомнений в том, что организация улучшает и положительно влияет на ваше бизнес положение. Если вы не достаточно организованный человек, то вы рискуете не найти необходимый документ в самый ответственный момент, пропустить важную встречу и попросту потерять время; чтобы этого не случилось, вам необходимо пользоваться ежедневником. Постепенно добавляя новые события, вы сможете рассчитать свое время и выполнить все запланированные дела.
Как и какой инструмент использовать для самоорганизации? Для планирования новых дел и распределения времени идеальным вариантом послужит Google Calendar (также просто называемый GCal). Благодаря таким функциям, как Quick Add им действительно легко пользоваться. А возможность добавления гаджетов, автоматическая синхронизация, возможность открытого доступа и настраиваемые уведомления делают GCal действительно уникальным сервисом.
Ниже представлены несколько советов для наиболее продуктивной организации своего труда с помощью Google Calendar.
1. Изучите интерфейс.
Первое, что вы должны сделать – это изучить интерфейс Google Calendar. В нем нет ничего сложного. Посетите раздел помощи, чтобы понять общие принципы работы с сервисом. Попробуйте начать пользоваться календарем.
2. Используйте функцию Quick Add.
GCal – очень умный сервис. Чтобы добавить новое событие вы можете просто описать его, вместо того, чтобы выбирать необходимые календари и даты. Например, если вы просто напишете “Встреча с президентом во вторник в 18.00”, Google Calendar распознает и добавит необходимое событие.
3. Настройте уведомления.
Любой календарь становится абсолютно бесполезным, если его своевременно не проверять на наличие необходимых записей. Однако, при работе с GCal такая проблема просто не является актуальной. Легко настраиваемые уведомления сразу же оповестят вас о предстоящих событиях с помощью электронного письма, всплывающего окна и даже SMS-сообщения, отправленного на ваш мобильный телефон. Добавьте уведомление к любому из событий или целому календарю и вы никогда не пропустите важную встречу.
4. Используйте различные цвета для нескольких календарей.
В вашем Google Calendar вы можете добавить несколько календарей для различных целей. Например, если вы собираетесь открывать доступ вашим коллегам, то заведите для этого отдельный календарь. Для того, чтобы было удобнее работать, вы можете изменять названия и цвета календарей.
5. Настройте общий доступ для ваших коллег.
Вы можете открыть общий доступ к вашим календарям, и другие пользователи будут иметь возможность редактировать ваши заметки. Используйте данную функцию для работы с командным планированием.
6. Добавьте гаджет Задачи (Tasks).
Необходимо составить список того, что нужно сделать за день? Добавьте в свой Google Calendar специальный гаджет, благодаря которому вы сможете добавлять новые заметки и редактировать ваш To-do лист.
7. Интегрируйте Google Calendar в ваш аккаунт на Gmail.
Знали ли вы, что если в электронном письме (полученном на Gmail) содержится информация о времени и местонахождении отправителя, то вы можете добавить новую заметку в ваш Google Calendar прямо из боковой панели сервиса Gmail.
8. Синхронизируйте с телефоном.
Большинство моделей телефонов, включая аппараты BlackBerry и iPhone, имеют поддержку синхронизации с сервисами Google. Для того, чтобы настроить данную функцию обратитесь к странице центра поддержки Google sync.
9. Используйте горячие клавиши.
Когда вы уже будете готовы стать настоящим гуру Google Calendar, обязательно выучите горячие клавиши данного сервиса. Теперь использование Календаря станет настолько эффективным, насколько это только возможно.
Существует множество других способов использовать Google Calendar. Как управлять своими делами и организовывать свое рабочее время – решать только вам.
Другие статьи о самостоятельной организации:
- 20 простейших инструментов для блоггеров для повышения своей производительности
- Как добиться максимальной производительности от Firefox (на русском)
- 14 приложения для iPhone, поддерживающих Push-уведомления
- 5 шагов к способности безукоризненно добиваться своих целей
- Как совместить активное участие в жизни Twitter и идеальную продуктивность?
- 7 советов по продуктивности, инструменты для фрилансеров и веб-разработчиков
Фотографии заимствованы с сайта iStockphoto, Pertusinas
Источник: http://mashable.com/2009/09/18/google-calendar-organization
