Патрик Моран является главным стратегом Fuze Box, дочерней компанией Fuze Meeting. Он также был директором по маркетингу в Mzinga и сотрудничал с Cisco WebEx.
Компании различного уровня и сфер деятельности активно используют онлайн конференции для переговоров с коллегами, партнерами, клиентами и потенциальными покупателями. Более 87% процентов компаний со всего мира уже проводят веб-встречи или собираются прибегнуть к новым технологиям в самом ближайшем будущем. Однако, для проведения успешной онлайн конференции вам понадобятся необходимые навыки. Просто последуйте нескольким простым советам, данным ниже.
Что такое онлайн конференция?
Существует множество способов организовать свою онлайн конференцию – от использования новых веб-сервисов до применения специального программного обеспечения, которое необходимо установить на компьютеры всех участников беседы. Большинство таких сервисов и приложений имеют поддержку обмена документами, общения в режиме реального времени; возможность передавать речь человека, интерактивное видео, а также множество других полезных функций.
Неважно, каким сервисом вы воспользуетесь, главное, чтобы вы уяснили основные положительные моменты онлайн конференции. Теперь вы можете общаться с вашими коллегами в независимости от того, где они в данный момент находятся. Например, представьте себе, что креативная команда вашей компании находится в Нью-Йорке, отдел продаж – в Бостоне, консультанты выходят в сеть из офиса в Европе, а разработчики технологий вещают из Сан-Франциско. Такая команда, участники которой находятся в разных концах света, может легко общаться в режиме реального времени, просматривать необходимые документы и видеофайлы, передавать важную информацию и обсуждать вопросы, используя при этом лишь компьютер или мобильное устройство и выход в сеть. Если собрать всех этих участников вместе для проведения личных встреч, то это отрицательно скажется на бюджете компании, а также на общей производительности команды.
Ниже представлено несколько советов, которые помогут вам организовать и успешно провести онлайн конференцию.
Совет №1: Убедитесь, что выбран подходящий формат
Почти все виды деловых встреч – будь то планирование проектов или опрос, поиск клиентов, а также заседание руководства, могут иметь онлайн формат, если у вас имеются специальные приложения для проведения таких конференций. Однако, существует определенные виды переговоров, когда вам просто необходимо встретиться с человеком лично, например обсуждение вопросов о развитии бизнеса, поиск новых покупателей, а также общение с ключевыми клиентами. Просто определите для себя, необходима ли личная встреча с клиентом или работником. Возможно, проще будет обратиться к веб-инструментам. Ведь построение отношений является ключевым моментом в любом бизнесе.
Совет №2: Познакомьтесь с вашей аудиторией
С кем вы собираетесь общаться? Новый клиент? Ваш работник? Потенциальный покупатель? Подготовьте материал для конференции, чтобы он идеально подходил под всех ее участников. Программное обеспечение для проведения веб-встречи вам также необходимо подбирать под нужды ваших собеседников. Особенно если это касается внешних участников (потенциальные клиенты), вы должны способствовать тому, чтобы ваш собеседник мог легко приступить к обсуждению.
Если для проведения веб-конференции всем ее участникам необходимо установить дополнительно программное обеспечение или пройти уровень авторизации, сообщите об этом заранее. Вышлите инструкции по электронной почте, в которых не забудьте указать контактные данные службы поддержки, к которой можно будет обратиться за дополнительной информацией. Как только все участники конференции будут готовы, поприветствуйте каждого из них и тем самым проверьте исправность устройств и приложений.
Совет №3: Составьте описание функций чата
В самом начале вашей конференции задайте правила для ваших собеседников. Используйте технологии, которые позволят вашим коллегам лишь поднять руку или кликнуть на изображение, чтобы начать принимать активное участие в разговоре. Составьте описание основных функций чата, чтобы собеседники могли с легкостью ориентироваться при использовании данного типа конференции.
Подробное описание возможностей веб-конференции даст вам возможность легко начать и без проблем закончить вашу веб-встречу.
Совет №4: Выберите подходящего модератора
Модератор играет очень важную роль: он должен установить общее настроение обсуждения, а также следить за тем, что этапы конференции не расходятся с первоначальным планом. Модератор также должен следить за тем, чтобы беседа проходила согласно правилам и каждый ее участник имел шанс добавить свой комментарий, задать вопрос или просто обратиться к другим собеседникам. Убедитесь, что модератор умеет грамотно выполнять свои функции и хорошо знаком с веб-технологиями. Большинство приложений позволяют модераторам управлять работой над документами, а также следить за общим развитием конференции.
Совет №5: Сохраните вашу работу
Вы должны выбрать такое приложение, которое позволит сохранить документы, обсуждения, чаты, заметки, и прочие важные записи. Модератор или лидер конференции должен всегда следить за сохранностью важного контента. Убедитесь в том, что сохраняются как аудио/видео, так и текстовые записи. Дело в том, что возможно, в скором будущем вам понадобятся эти данные для того, чтобы предоставить их коллегам, которые не имели возможности подключиться к вашей конференции.
Виртуальное сотрудничество может оказать большое влияние на успех вашей компании. Правильные инструменты помогут вашим коллегам, партнерам и покупателям обсуждать с вами важные вопросы в режиме реального времени, что, безусловно, положительно скажется на развитии вашего бизнеса.
Другие статьи о бизнесе
- Как измерить рентабельность социальных медиа
- 5 важных видеоуроков для владельцев малого бизнеса
- 5 книг о социальных медиа, которые стоит прочитать
- Бизнес в сети: Поговорите с вашими покупателями в оффлайн
Изображения заимствованы с сайта iStockphoto, Yuri_Arcurs, rzdeb, leluconcepts
